Для владельцев · Релакси
Как вести единый журнал бронирований в сауне
Единый журнал бронирований помогает администратору видеть занятое время по каждому залу. Для этого телефонные записи и заявки с сайта должны попадать в один календарь. Разберём порядок работы на примере Релакси.
На этой странице
Назначьте ответственного за заявки
В каждой смене определите, кто проверяет новые заявки и отвечает гостям. Второй сотрудник должен знать, в каких случаях он подменяет основного. Иначе два администратора могут одновременно согласовать разное время с одним гостем или оставить заявку без ответа.
Каждый сотрудник работает из своего аккаунта. Владелец выдаёт доступ к нужным филиалам и действиям. При передаче смены передают сведения о записях, а не пароль от общей учётной записи.
Один порядок для каждой новой записи
Договоритесь с командой о простой последовательности. Запись по телефону нужно внести сразу после согласования, пока время не выбрал другой посетитель.
- Откройте нужный зал и проверьте весь интервал посещения вместе с уборкой и подготовкой.
- Согласуйте дату, начало, длительность, число гостей, цену и дополнения.
- Добавьте запись в календарь или откройте поступившую онлайн-заявку. Проверьте телефон гостя.
- Для онлайн-заявки примите решение: подтвердите её или свяжитесь с гостем, если условия требуют уточнения.
- Если нужна предоплата, сообщите условия и после проверки поступления денег отметьте результат в брони.
Пример смены: два зала и три обращения
Это учебный пример организации работы. Имена, время и длительность приведены для объяснения.
| Ситуация | Действие администратора |
|---|---|
| Утром гость звонит и просит зал А с 18:00 до 20:00. | Проверяет доступность и сразу вносит согласованную запись. |
| С сайта приходит заявка в зал Б на 19:00. | Открывает заявку, проверяет состав заказа и подтверждает её после проверки. |
| Другой гость просит зал А ровно с 20:00. | Проверяет время подготовки. Если после первого визита нужна уборка, предлагает более позднее начало. |
| Заканчивается смена. | Передаёт список заявок без решения и броней, где ещё нужно проверить оплату или связаться с гостем. |
Утром гость звонит и просит зал А с 18:00 до 20:00.
- Действие администратора
- Проверяет доступность и сразу вносит согласованную запись.
С сайта приходит заявка в зал Б на 19:00.
- Действие администратора
- Открывает заявку, проверяет состав заказа и подтверждает её после проверки.
Другой гость просит зал А ровно с 20:00.
- Действие администратора
- Проверяет время подготовки. Если после первого визита нужна уборка, предлагает более позднее начало.
Заканчивается смена.
- Действие администратора
- Передаёт список заявок без решения и броней, где ещё нужно проверить оплату или связаться с гостем.
Переносы, отмены и предоплата
Перед переносом проверьте новое время и согласуйте его с гостем. Затем измените запись, чтобы в календаре осталось актуальное время. То же правило действует при смене зала, длительности и числа гостей.
При оплате по внешней ссылке Релакси не проверяет поступление денег автоматически. Сотрудник сверяет оплату и отмечает её в брони. Просроченная предоплата сама по себе не отменяет запись: её нужно проверить и принять решение. Отмена брони также не выполняет возврат денег за вас.
Чек-лист передачи смены
Следующему администратору нужен короткий список незавершённых дел. У каждой записи укажите, что требуется сделать и с кем связаться.
- Заявки, которым ещё не ответили.
- Брони с предоплатой, поступление которой нужно проверить.
- Согласованные переносы, которые осталось внести или подтвердить.
- Особые пожелания гостей и заказанные дополнения.
- Перерывы, уборка и время, закрытое для посещений.
Источники и проверка сведений
Использованы страницы, доступные на дату обновления материала. Цены и комплектацию на дату визита уточняйте у заведения.